Zásady ochrany osobních údajů
Zásady zpracování osobních údajů společnosti PREMIER system, a.s.
Verze platná od:1.1.2019
Společnost PREMIER system, a.s., se sídlem Rozýnova 2080/8, Praha 6, IČO: 25820516, DIČ: CZ25820516 (dále jen „Společnost“ nebo „PREMIER“), vydává tento dokument za účelem transparentního informování fyzických osob o zásadách, způsobech a účelech zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů („GDPR“).
Společnost si plně uvědomuje důležitost ochrany soukromí a zajištění bezpečného zacházení s osobními údaji a přijímá v tomto směru odpovědná technická i organizační opatření.
Co je osobní údaj a jaké údaje zpracováváme
Osobním údajem je podle GDPR jakákoliv informace, která se vztahuje k určené nebo určitelně fyzické osobě. Takovou osobou může být například zákazník, uživatel softwaru PREMIER, zaměstnanec klienta, uchazeč o zaměstnání nebo návštěvník našich webových stránek.
V rámci poskytování našich služeb a produktů, komunikace s klienty a uživateli, technické podpory a provozu webových stránek může docházet ke zpracování těchto kategorií osobních údajů:
- Základní identifikační a fakturační údaje
Údaje nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy – např. jméno, příjmení, akademický titul, obchodní firma, IČ, DIČ, adresa sídla, provozovna, fakturační údaje, bankovní spojení.
- Kontaktní údaje
Údaje používané pro běžnou komunikaci – např. e-mailová adresa, telefonní číslo, korespondenční adresa.
- Údaje o využívání softwaru a služeb PREMIER
Zahrnují informace o přístupu k systému (např. přihlašovací jména, IP adresy, záznamy o aktivitě uživatelů), licencovaných modulech, způsobu připojení (např. RDP, VPN, webová služba), historii požadavků na podporu, aktualizace, konfigurace systému, změnové požadavky, technická řešení.
- Údaje z komunikace s klientem
Záznamy písemné a e-mailové komunikace, poznámky z telefonických hovorů, komunikace přes zákaznický portál.
- Údaje z marketingových nástrojů a cookies
Při návštěvě našich webových stránek (se souhlasem) zpracováváme informace jako IP adresu, typ zařízení, čas návštěvy, prohlížené stránky a reakce na marketingové kampaně.
- Údaje uchazečů o zaměstnání
Při výběrovém řízení shromažďujeme osobní údaje uchazečů, jako jsou jméno, příjmení, kontaktní údaje, vzdělání, dosavadní zkušenosti a přiložené dokumenty (CV, motivační dopis apod.).
1. Účel tohoto dokumentu
Tyto zásady vysvětlují:
– jaké osobní údaje o vás PREMIER jako správce zpracovává,
– proč a na jakém právním základě tak činíme,
– jak dlouho tyto údaje uchováváme,
– komu je případně předáváme,
– jaká máte práva a jak je můžete uplatnit.
Zásady se vztahují na zpracování údajů fyzických osob v souvislosti s využíváním softwaru PREMIER, našich služeb, webových stránek a také na osoby, se kterými jsme v kontaktu během obchodních či pracovních vztahů.
2. Právní důvody zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud pro to máme právní základ dle článku 6 GDPR. Nejčastěji zpracováváme údaje na základě následujících důvodů:
- a) Plnění smlouvy
Vaše údaje zpracováváme, pokud je to nezbytné pro splnění smluvních závazků – tedy např. pro poskytování přístupu k IS PREMIER, zasílání aktualizací, zajištění servisu či školení.
- b) Plnění zákonných povinností
Jsme povinni uchovávat některé údaje na základě daňových a účetních předpisů, vést evidenci poskytnutých služeb nebo spolupracovat s veřejnými orgány.
- c) Oprávněný zájem
Z důvodu ochrany našich práv a provozních zájmů zpracováváme údaje i bez souhlasu – např. k ochraně proti podvodům, evidenci pohledávek, testování systémů, zajištění kontinuity služeb nebo posílání obchodních sdělení stávajícím zákazníkům.
- d) Souhlas subjektu údajů
V případech, kdy nelze použít žádný z výše uvedených právních důvodů, vyžadujeme váš výslovný souhlas. Týká se to zejména zasílání newsletterů, zpracování marketingových údajů nebo uchovávání osobních údajů uchazečů po výběrovém řízení.
3. Doba zpracování a uchování údajů
Vaše údaje uchováváme jen po dobu nezbytně nutnou. Standardní lhůty jsou následující:
– Údaje zákazníků: po dobu trvání smlouvy + 4 roky.
– Účetní doklady (faktury, smlouvy): 10 let od konce účetního období.
– Údaje uchazečů: 1 rok od ukončení výběrového řízení nebo 3 roky se souhlasem.
– Souhlasy: do odvolání nebo po dobu uvedenou v souhlasu.
– Údaje z cookies: dle nastavení vašeho prohlížeče.
4. Kdo má přístup k údajům
K vašim údajům mají přístup výhradně pracovníci PREMIER system, a.s., a pouze v nezbytném rozsahu. Případné předání třetím stranám probíhá:
– pouze se souhlasem, nebo pokud je to nezbytné k plnění smlouvy (např. podpora),
– výhradně na základě smlouvy o zpracování osobních údajů,
– pouze v rámci Evropské unie nebo s dodržením podmínek dle článků 44 a násl. GDPR.
Neprodáváme ani neobchodujeme s osobními údaji.
5. Zabezpečení údajů
Vaše údaje chráníme prostřednictvím:
– šifrované komunikace (RDP, HTTPS, IPSec),
– zabezpečených serverových úložišť v datových centrech v ČR,
– přístupových práv podle uživatelských rolí,
– pravidelných záloh a testů obnovy dat,
– školení zaměstnanců o ochraně údajů.
Pravidelně přehodnocujeme a aktualizujeme naše bezpečnostní opatření podle vývoje technologií a právních požadavků.
6. Vaše práva jako subjektu údajů
Podle GDPR máte právo:
– na přístup ke svým osobním údajům a informacím o jejich zpracování (čl. 15),
– na opravu nepřesných údajů (čl. 16),
– na výmaz („právo být zapomenut“) – v případech, kdy nejsme povinni údaje uchovávat (čl. 17),
– na omezení zpracování (čl. 18),
– na přenositelnost údajů k jinému správci (čl. 20),
– vznášet námitky proti zpracování (čl. 21),
– odvolat souhlas se zpracováním údajů (čl. 7),
– a podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Vaše žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.
7. Kontakt
Máte-li dotaz ohledně ochrany osobních údajů nebo si přejete uplatnit některé ze svých práv, kontaktujte nás:
E-mail: info@premier.cz
Adresa: PREMIER system, a.s., Rozýnova 2080/8, 169 00 Praha 6
8. Závěrečné ustanovení
Tento dokument může být pravidelně aktualizován v návaznosti na legislativní změny nebo změny služeb PREMIER. Aktuální znění je vždy dostupné na našich webových stránkách.